Confidentialité
Politique de confidentialité de Quotewatt. Mise à jour le [À compléter : date de mise à jour] .
Qui est responsable de vos données
Pour chaque copropriété, le syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, est le responsable de traitement : il décide de répartir les coûts de recharge et choisit l'outil. L'éditeur de Quotewatt agit comme son sous-traitant et traite les données selon ses instructions.
Les données traitées
- votre identité et votre e-mail ;
- votre téléphone, facultatif ;
- l'occupation des emplacements de recharge (propriétaire ou locataire, dates) ;
- les sessions de recharge et les relevés d'index, avec leurs photos ;
- les rapports de charges et les paiements ;
- les relances envoyées et les appels notés par le syndic ;
- les tickets et leurs messages ;
- l'acceptation des conditions d'utilisation de la recharge : version, date, moyen (invitation ou connexion), adresse IP et navigateur ;
- les traces de connexion : date, type (connexion, échec, déconnexion, blocage, réinitialisation), adresse IP et navigateur ;
- si vous activez la double authentification : la clé secrète et les codes de secours, chiffrés, jamais lisibles par le syndic.
Les horaires de charge peuvent révéler des habitudes de présence au domicile.
Pourquoi et combien de temps
| Traitement | Base légale | Durée de conservation prévue |
|---|---|---|
| Gestion des comptes et des accès | Exécution du contrat (service souscrit par le syndicat) | Durée de la relation, puis suppression ou anonymisation sous 3 mois |
| Collecte des sessions et calcul des coûts | Intérêt légitime du syndicat à répartir les charges d'électricité | 5 ans après la fin de la période facturée |
| Rapports envoyés au syndic | Intérêt légitime, justificatif des charges | 10 ans s'ils sont rattachés aux comptes du syndicat, 5 ans sinon |
| Photos des relevés et des sessions manuelles | Intérêt légitime (preuve) | Même durée que le relevé correspondant |
| Téléphone, appels notés et historique des relances | Intérêt légitime du syndicat à faire régulariser les relevés et les règlements | 3 ans après la dernière relance ; le téléphone est effacé avec le compte |
| Tickets et pièces jointes | Exécution du contrat | 3 ans après la clôture, fichiers compris |
| Journal des exports (qui a téléchargé quoi, quand) | Intérêt légitime (traçabilité) | 3 ans |
| Acceptation des conditions d'utilisation (version, date, adresse IP, navigateur) | Intérêt légitime (preuve de l'acceptation) | Tant que le compte existe ; à l'anonymisation, l'acceptation est conservée comme preuve, sans adresse IP ni navigateur |
| Invitations non acceptées | Exécution du contrat | 30 jours après l'expiration |
| Sessions web, adresse IP | Sécurité | Durée de la session (120 minutes) |
| Journal des connexions (date, adresse IP, navigateur) | Intérêt légitime (sécurité des comptes) ; consultable par le syndic de votre copropriété | 12 mois |
| Double authentification (clé et codes de secours chiffrés) | Exécution du contrat ; obligatoire pour les super admins et le syndic | Jusqu'à sa désactivation ou la suppression du compte |
| Journaux applicatifs | Intérêt légitime (sécurité) | 6 à 12 mois |
| Sauvegardes | Intérêt légitime (continuité du service) | 12 mois au maximum |
Ces durées de conservation sont prévues ; elles peuvent évoluer. Les tickets clos, le journal des exports, les relances, les délégations closes, les invitations expirées et les traces de connexion sont supprimés automatiquement une fois par mois : ils peuvent rester jusqu'à un mois au-delà de leur durée.
Qui reçoit vos données
Les administrateurs de votre copropriété, le syndic, et vous-même. Les e-mails (relevés, tickets, invitations, relances) sont envoyés par l'intermédiaire d'un prestataire SMTP.
Sauvegardes
Une donnée effacée peut rester jusqu'à 12 mois dans les sauvegardes, avant leur suppression.
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, vous opposer à un traitement, en demander la limitation ou la portabilité. Adressez-vous à votre syndic, ou écrivez à [À compléter : e-mail pour exercer vos droits] . La réponse est due dans un délai d'un mois.
Depuis votre profil, vous pouvez télécharger une copie de vos données (« Mes données », fichier JSON : compte, adhésions, occupations, relevés, sessions, rapports, tickets, relances et conditions d'utilisation acceptées) et supprimer votre compte. Si votre compte a servi à des relevés ou à des rapports, il est anonymisé plutôt que supprimé : votre nom, votre e-mail et votre téléphone sont effacés, la connexion devient impossible, et seuls les justificatifs de facturation du syndicat sont conservés, sans votre identité.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Voir aussi les mentions légales.